MEDIA PERTAMINA
| Edisi No. : 30 / XLVI / 26 JULI 2010 | Membangun ICT ke Depan |
| Jakarta, Senin, 26 Juli 2010 (08:56) | |
|
Pengantar
Redaksi: Pertamina tak bisa mengelak dan keharusan membangun kekuatan ICT (Information and Communication Technology) kelas dunia, untuk mendukung visi Pertamina menjadi world class national oil company. Berdasarkan pola pemanfaatan ICT kelas dunia salah satu opsi yang mungkin adalah menjadi direktorat sendiri (sesuai regulasi jika menjadi perusahaan publik dunia) atau sebagai anak perusahaan. Berikut penjelasan Senior Vice President CSS Ahmad Bambang kepada Media Pertamina di Jakarta, (7/7). Dengan segala kondisi yang riil Pertamina sekarang, paradigma infrastrukturnya, mungkin bayangan ke depan CSS menurut Bapak seperti apa? Apakah menjadi anak perusahaan sendiri kedepan, dan apa visi misi CSS ini sendiri? ICT Pertamina, dalam hal ini ditangani oleh CSS, merupakan shared services organization untuk bidang ICT guna melayani korporat dan anak-anak perusahaan/afiliasi terutama yang core. Perubahan menjadi shared services dengan tingkatan SVP sebagai konsekuensi atas beban kerja yang semakin besar akibat digabungkannya seluruh organisasi IT daerah, cakupan pelayanan yang semakin luas serta jangkauan layanannya yang mencakup juga AP/Afiliasi. Kalau di-compare dengan perusahaan lain, perusahaan yang maju selalu mendudukkan IT sebagai bagian dari Direksi baik karena kesadaran pentingnya informasi dalam "memenangkan" persaingan maupun adanya paksaan (forced by) regulation. Semua perusahaan yang Go Publik wajib punya Direktur IT, contohnya Telkom ada Direktur IT, bankbank juga demikian. Tetapi, hal ini jangan diartikan bahwa kita menuntut ICT Pertamina jadi direktorat tersendiri, namun kesadaran arti pentingnya informasi yang up to date, lengkap, dan cepat, menuntut kita untuk berusaha juga mengelola ICT standar kelas dunia. Karena mungkin beban dari pengembangan harus tinggi maka otoritasnya harus memadai ya..? Kita harus berpikir begin, kalau informasi yang disajikan oleh sistem IT dengan datadatanya tidak benar, terus manajemen mengambil keputusan salah, kan jadi salah. Misalnya informasi stoknya yang keluar tinggal satu hari, akhirnya impor mendadak, membuat harga spot market tinggi. Ternyata setelah di cek masih ada stok untuk sepuluh hari. Nah ini akan berimbas pada keputusan perusahaan yang salah, Ini bisa mempengaruhi kinerja dan daya saing perusahaan. Bagaimana program kerja CSS sejak dibentuk hingga sekarang? Apa saja yang telah dicapai? CSS sebenarnya dibentuk sesuai SKnya pada bulan Desember 2008. Namun, sebagai organisasi baru, diperlukan penataan SDM serta penyiapan perangkat kerjanya sehingga baru dapat berjalan sebagai organisasi sejak April 2010. Dengan adanya berbagai masalah terkait go-live MySAP pada awal 2009, maka Roadmap 2009 CSS pada saat itu adalah membereskan operasional mySAP dulu, supaya citra Pertamina yang sempat terpuruk pada awal 2009 dapat kembali baik lagi. Oleh karena itu, prioritas kerja saat itu adalah memperbaiki semua proses distribusi dan penjualan, baru kemudian tagihan para supplier, disamping perbaikan dari sisi infrastrukturnya sehingga kehandalan dan ketersediaan system dapat ditingkatkan. Dengan penerapan O2C (order to cash) yang didukung pula oleh OSDS (online sales & distribution system) serta Host-to-Host dengan sistem perbankan (Mandiri, BNI, BrI, BCA dan Bukopin), masalah distribusi dan penjualan hingga rekonsiliasi pembayaran sudah dapat diatasi. Lalu, muncul masalah keterlambatan pembayaran kepada para mitra kita, bahkan kita pun disindir ketika menginap di suatu hotel yang katanya belum dibayar. Melalui penerapan secara end-to-end proses P2P (procure to pay), maka setiap tahapan proses akan dapat dipantau sehingga pembayaran dapat dilakukan sesuai jadwal. Lalu bagaimana cara kita menagih hutang? Makanya kita bangun dengan sistem tagihan otomatis. Begitu transaksi terjadi (pembelian BBM maupun produkproduk Pertamina secara kredit, red) maka secara otomatis struk tagihan (invoice) keluar sendiri begitu jatuh tempo. Jadi customer bisa mengontrol juga. Dengan I-serv, dapat dibuat order tracking, SOA (statement of account) tracking, invoice tracking, ordering, dan dispute. Rencananya I-serv akan diluncurkan pada Juli ini, walaupun pemakaiannya sudah berjalan. Tahun 2009 2010 kita membantu penyelesaian proses penyusunan laporan keuangan yang selama ini terkendala oleh cara yang masih manual. Sebetulnya bukan salah sistemnya saja, tetapi timing kita yang sangat terbatas. Karena kami dan temen Keuangan disibukkan juga oleh audit untuk tahun-tahun sebelumnya. Mestinya tahun 2010 ini kita melakukan audit paling lama untuk tahun 2009, tetapi nyatanya kita masih mengurus audit tahun 2006, 2007 & 2008. Tahun 2010 ini kita berupaya membangun sistem keuangan yang kuat berbasis ICT, dan di situ kita punya KPI. Saat ini hasilnya sudah lumayan bagus dimana utilisasi mySAP terus mengalami peningkatan, jumlah backlog menurun serta akurasi laporan keuangan dari system kurang dari 5 persen. Ke depan, kami yakin akan semakin baik dengan ownership dan budaya IT yang semakin terbentuk serta dengan adanya opening balance tahun 2009 yang masuk ke sistem. Karena sebelumnya belum ada, nunggu audit dulu dari E&Y (Ernst & Young) untuk laporan keuangan tahun 2008 sebagai opening balance 2009. Di samping itu ekspansi layanan CSS ke anak perusahaan semakin diperbesar, dan layanan services permintaan bisnis, baik ERP (enterprise resource planning) maupun nonErP. Bahkan, beberapa bisnis sudah masuk lebih jauh, istilahnya dalam konteks IT, disebut juga beyond ERP, misalnya Supply Change Management (SCM). Bagaimana kita berhubungan secara terintegrasi dari produksi supplier kita, sampai ke ujung ke depot. Misalnya kita impor minyak dari supllier kita diintegrasikan produksi kilang, bahkan seharusnya pada tahap selanjutnya sampai ke SPBU. Tapi kita membangun supply change management secara bertahap, khususnya dimulai dengan implementasi untuk optimalisasi dan penjadwalan tanker itu dari sistem otomatis. Jadi jika ada suatu kilang bermasalah, secara otomatis alarmnya akan bunyi sendiri, dan sistem akan menunjukkan alternatif kapal tanker terdekat. Yang kedua, customer relationship management (CRM), juga akan kita implementasikan. Nah, yang ini untuk membangun loyality management. Kita mulai dari loyalitas B to B dulu (business to business), yaitu hubungan Pertamina ke pelanggan langsung. Misalnya kalau kita dengan pelanggan premium B to B yang antara pertamina dengan pengusaha SPBU. Terus B to C yakni membangun hubungan langsung Pertamina ke customer. Kita harus membangun loyalitas mereka supaya menggunakan produk Pertamina. Ketiga, enterprise risk management (ErM), yaitu bagaimana kita mengelola risiko bisnis perusahaan dari berbagai aspek. Datanya diimplementasikan, diintegrasikan dan dipantau dalam ICT. Risk Management perusahaan itu ada banyak antara lain financial risk, yang berdampak pada keuangan. Misalnya kalau meminjamkan risikonya seperti apa. Lalu, Operational risk. Semua bidang ada risiko operasional. Selanjutnya, safety risk, compliance risk, kepatuhan pada standar prosedur dan TKO, investor risk, tuntutan pihak ketiga, tuntutan costumer. Risiko-risiko itu impactnya kita analisa. Roadmap-nya gimana dalam menuju world class ICT serta untuk menggapai citacita menjadi anak perusahaan sendiri? Arah bahwa Pertamina akan menjadi super-holding, secara bertahap semakin terlihat jelas. Dengan demikian, ICT Pertamina yang bertanggung jawab operasionalnya mendukung operasional bisnisbisnis perusahaan, harus pula siapsiap jika harus "dikeluarkan" dari peran holding sebagaimana telah terjadi di BCA, BI, Petronas, PTT, dan perusahaanperusahaan lainnya. Soal bentuknya apakah SBU atau anak perusahaan, baik secara captive, hybrid ataupun outsourcing, itu soal nanti sesuai kebijakan dan kajian Manajemen. Yang penting bahwa tementemen CSS harus terbuka "mindset"-nya bahwa kita harus mempersiapkan diri serta melakukan transformasi menuju service provider. Adapun roadmap-nya disusun secara bertahap. Roadmap CSS menjadi world class service provider dilakukan mulai tahun 2010 dengan program transformasi CSS. Salah satunya adalah program sertifikasi ITSM (It Service Management) yang berbasis ITIL V3.0 (ITInfrastructure Library) melalui sertifikasi ISO 20000. Jika hal ini berhasil, maka CSS akan menjadi IT perusahaan pertama di Indonesia yang berhasil mendapatkan sertifikasi sebagai penyelenggara layanan ICT kelas dunia. Lalu, sertifikasi akan dilanjutkan untuk bidang information security pada tahun 2011 dengan target ISO 27000. Selanjutnya roadmap CSS adalah menjadi SBU atau anak perusahaan. Menjadi anak perusahaan konsepnya masih disusun, bagaimana strateginya, bagaimana bentuknya, apakah kita seperti pelumas tibatiba jadi PT (otomatis bedol desa). Cara ini diterapkan di PTT Thailand menjadi PTT ICT. Atau cara kedua kita berpartner dengan pihak lain, dengan saham mayoritas kita sebagai kendaraanya. Atau kita punya saham mayoritas di perusahaan tersebut yang menjadi kendaraan (special purpose vehicle) untuk pemisahaannya. Sekarang layanan ICT sedang fokus ke internal PT Pertamina (Persero) dan Anak Perusahaan, lantas seperti apa untuk persiapannya ke eksternal? Untuk pelayanan jasa eksternal implementasinya sudah kita siapkan. Jadi pelayanan tersebut bisa dengan sistem kontrak langsung pihak luar dengan Pertamina. Atau pendekatan kedua, pihak luar dengan CSS. Karena CSS belum menjadi PT, maka CSS harus punya account khusus. Pendekatan ketiga, kita gunakan kerjasama Sigma sebagai cucu perusahaan Pertamina untuk membeli saham langsung. | |
