Sosialisasi Full Digitalisasi Invoice dan Payment serta Optimalisasi CBT-DTM 3.0 di Pertamina Grup

JAKARTA -- Dalam rangka meningkatkan kualitas dan efisiensi proses dengan pemanfaatan optimal teknologi digital dan sesuai dengan arahan Direksi PT Pertamina (Persero), Fungsi Shared Services Direktorat Penunjang Bisnis PT Pertamina (Persero) menggelar kegiatan Sosialisasi dan Diskusi rencana Go Live Full Digitalisasi Invoice & Payment dan Optimalisasi Corporate Booking Tool (CBT) DTM 3.0 di Pertamina Group untuk tahun 2024.

Agenda ini berlangsung di Bali Ballroom,Hotel Indonesia Kempinski Jakarta, pada Kamis 25 Januari 2024 secara hybrid.

Dihadiri secara virtual oleh Direktur Penunjang Bisnis PT Pertamina (Persero), Erry Widiastono, serta diikuti oleh jajaran Direksi dan top management, khususnya di lingkungan SDM, Keuangan dan Procurement Holding, Subholding, Anak Perusahaan dan afiliasi Pertamina Group.

Kegiatan ini digelar sebagai sarana sosialisasi dan juga diskusi dalam rangka perluasan (roll-out) Program Full Digitalisasi Invoice & Payment ke seluruh entitas di Pertamina Grup. Sebelumnya program ini telah diimplementasikan di entitas Holding pada tanggal 1 Agustus 2023, di PT Pertamina Power Indonesia pada 1 November 2024 dan PT Kilang Pertamina Internasional pada 1 Desember 2024.

Implementasi Full Digitalisasi Invoice & Payment berdampak pada Layanan Vendor Registration (Shared Services Procurement) dan Layanan Invoice & Payment (Shared Services Finance) khususnya untuk transaksi tagihan non-hydro domestik. Dengan demikian implementasi ini akan berdampak pada proses yang dilakukan vendor dan user/buyer yang selama ini telah menggunakan aplikasi iVendor.

Selain Program Full Digitalisasi Invoice & Payment, kegiatan ini juga mensosialisasikan perluasan (roll-out) Optimalisasi Corporate Booking Tool (CBT) pada proses perjalanan dinas pekerja melalui sistem Digital Travel Management (DTM). Program ini sebelumnya telah diimplementasikan di entitas Holding dan PT Kilang Pertamina Internasional pada tahun 2023.

Dalam kegiatan ini juga dilakukan penandatanganan Pakta Komitmen implementasi di 9 entitas Pertamina Group pada tahun 2024 diantaranya PT Pertamina Patra Niaga, PT Pertamina Lubricants, PT Pertamina Retail, PT Kilang Pertamina Balikpapan, PT Pertamina Geothermal Energy, PT Pertamina Trans Kontinental, PT Pertamina Gas, PT Pertamina Drilling Services Indonesia, dan PT Pertamina International Shipping (PIS). Pakta komitmen ini merupakan wujud dukungan subholding, anak perusahaan dan afiliasi Pertamina Grup.

Dalam kesempatan ini, SVP Shared Services PT Pertamina (Persero), Tedi Kurniadi menyampaikan, kegiatan ini sangat penting karena merupakan salah satu wujud improvement Fungsi Shared Services dalam digitalisasi proses bisnis di Pertamina Grup.

"Improvement yang kami lakukan ada tiga poin. Pertama, kami melakukan assessment dan banyak sekali area of improvement terkait proses bisnis. Kedua, kami melakukan improvement berupa streamlining proses bisnis. Salah satu contohnya adalah proses invoice payment yang sebelumnya memiliki 14 langkah proses, saat ini hanya tinggal 7 langkah proses saja. Selain itu, proses bisnis ini didukung oleh teknologi digital terkini, misalnya digital approval BAST. Dulu ada dokumen hard copy sekarang sudah tergantikan oleh hanya dokumen soft copy saja," ungkapnya.

Dirinya menambahkan di tahun 2024 beberapa program yang harus dilakukan oleh Fungsi Shared Services, di antaranya mengimplementasikan fully digital, paperless document, digital signature kemudian membangun Corporate Booking Tool (CBT) pada sistem Digital Travel Management (DTM).

"Jadi pekerja yang melakukan perjalanan dinas, jika saat ini masih ada proses manual, ke depan semua prosesnya harus dilakukan secara digital. Di tahun 2024, saya berharap seluruh pihak melakukan implementasi fully digital invoice payment termasuk juga DTM. Selain itu ada juga one procurement to pay. Kami dari Shared Services berharap semua improvement yang dilakukan, bisa dibangun bersama-sama dengan para perwira untuk mensukseskan digitalisasi di Pertamina Grup," urainya.

Sementara Direktur Penunjang Bisnis Pertamina, Erry Widiastono, dalam sambutannya mengapresiasi upaya yang dilakukan oleh Fungsi Shared Services Pertamina.

"Saya semakin yakin dan percaya diri atas komitmen semua pihak dalam rangka terwujudnya re-engineering proses bisnis dan proses digitalisasi yang ada di Pertamina. Saat ini Pertamina sedang melaksanakan, mengevaluasi dan melihat kembali proses bisnis yang ada di lingkungan korporasi Pertamina. Intinya adalah kami akan melakukan digitalisasi proses bisnis hingga lebih transparan, lebih cepat, efisien, fleksibel dalam menghadapi perkembangan bisnis yang dinamis. Ke depan diharapkan proses bisnis menjadi lebih streamline, lebih simpel dan tidak menghilangkan aspek Good Corporate Governance (GCG) dalam pelaksanaannya," harapnya.

Terkait upaya yang dilakukan, para peserta juga mengapresiasi kegiatan ini, salah satunya dari Mia Krishna Anggraini, Direktur SDM & Penunjang Bisnis PT Pertamina Patra Niaga.

Menurut Mia, program dan improvement ini membantu mempermudah proses bisnis yang dilakukan Subholding C&T.

"Apresiasi saya berikan kepada Tim Shared Services yang sudah membantu mempermudah proses bisnis ini, dimana beberapa proses di-cut, semua jadi paperless. Impact-nya semua lebih cepat, memanusiakan manusia, mengurangi heavy load karena proses menjadi lebih ringkas tanpa mengurangi aspek GCG-nya. Tentunya lebih efisien juga sehingga semakin memperbesar profitability kami," tambahnya.

Hal senada juga diungkapkan oleh, Direktur Keuangan dan Penunjang Bisnis PT Kilang Pertamina Balikpapan (KPB) Nailul Achmar.

"Go Live ini merupakan hal yang luar biasa, serta dilakukan lebih masif lagi. Kami harap ke depannya digitalisasi bisa merata di seluruh unit bisnis Pertamina, semua terlibat. Paling tidak, proses pembayaran dapat berjalan dengan lebih cepat lagi, termasuk proses klaim perjalanan dinas. Ini tentunya sangat membantu pekerja dalam melaksanakan tugas-tugas perusahaan," harapnya.

Seperti diketahui, Shared Services Pertamina sejak 2018 lalu terus berupaya memberikan layanan terbaik untuk 5 Tower, yaitu fungsi finance, procurement, human capital, information communication & technology (ICT) dan asset management di lingkungan Pertamina Group.*RIN