SYARAT DAN PROSES VETTING

Kegiatan vetting kapal di PERTAMINA terdiri dari tiga tahapan, yaitu; screening / verifikasi dokumen kapal, inspeksi kapal dan evaluasi.


1. SCREENING

Screening dilakukan dengan mengevaluasi dokumen dan data/informasi kapal yang diberikan oleh Ship Owner /Operator di dalam kuesioner vetting / screening form (lampiran 1). Selain itu, data/informasi juga dapat diperoleh dari sumber terpercaya lain seperti; database vetting PERTAMINA (hasil vetting sebelumnya), SIRE report, Class report, Terminal Feedback, dan sebagainya.


Untuk validitas data, pemeriksaan juga dilakukan pada berkas dokumen yang dilampirkan oleh Ship Owner/ Operator dalam kuesioner vetting, antara lain :

  1. Vessel Particular
  2. Nationality Certificate (Surat Laut)
  3. Tonnage Certificate (Surat Ukur)
  4. Class Certificate (Hull & Machinery)
  5. Load line Certificate (Sertifikat Lambung Timbul)
  6. Safety Management Certificate (DOC & SMC) untuk kapal diatas 500 GT
  7. Safety Equipment Certificate
  8. Safety Radio Certificate
  9. Safety Construction Certificate
  10. Civil Liability Convention (1992) Certificate
  11. IOPP Certificate
  12.  Fitness Certificate (untuk kapal Gas)
  13.  Officer Qualification Matrix


dengan pengecualian pada:

  1. Untuk kapal-kapal non konvensi cukup melengkapi dokumen no 1, 2, 3, 4, 5, 10, 11(yang setara) dan P& I yang menjamin pencemaran minyak di perairan.
  2. Untuk kapal-kapal non Class cukup melengkapi dokumen no 1, 3, 5, Pas kapal, dan asuransi yang menjamin pencemaran minyak di perairan.

 

Hasil screening didasarkan pada kelengkapan dan validitas data di atas serta pertimbangan terhadap faktor – faktor berikut :

 

1.) Profil Operator/Owner

a. Kejelasan Identitas pemilik terakhir,
b. Kejelasan tipe operator (owner, manager)
c. Kejelasan jumlah armada kapal dan rata-rata usia kapal
d. CSMS rating


2.)Profil kapal

a. Umur kapal :

    • Kapal berusia lebih dari 25 tahun DITOLAK (REJECTED).
    • Kapal berusia diatas 20 tahun wajib memiliki CAS.

b.  Kapal crude oil DWT 10.000 ke atas berusia diatas 20 tahun minimum CAP Rating 2 (dua), dengan validasi CAP 3 tahun setelah CAP survey terakhir.

c.   Hull type (SH/DB/DH/PL/HBL/DSS).

d.  Classification society and changes to class or flag.

e.  Operating region.

f.   Berth fit.

g.  Mechanical reliability.

h.  Cargo.

i.   Riwayat perubahan kepemilikan/operator/manager.

j.   Riwayat kecelakaan kapal dan dampaknya.

k.  Riwayat Port State Detention.

l.   Riwayat inspeksi kapal.

m. Laporan/feedback dari Terminal.

n.  SIRE report.


3.) Crew

- Memenuhi Safe Manning Requirement.

- Memenuhi Standar Kualifikasi Perwira Kapal, baik kompetensi maupun lama berlayar/menjabat.

- Ketidaksesuaian terhadap persyaratan dan standar pengawakan kapal, akan mengurangi penilaian atau penolakan.


4.) Management System

a. Owner/ Operator yang telah mengimplementasikan TMSA memiliki nilai lebih.

b. Incident Management capability.


Untuk kapal yang dokumennya sudah memenuhi persyaratan – persyaratan tersebut di atas, maka Ship Owner/Operator akan diinformasikan rencana pelaksanaan inspeksi dan biaya yang harus dibayarkan. Setelah Ship Owner / Operator mengirimkan bukti pembayaran pelaksanaan vetting, ditetapkan jadwal pelaksanaan inspeksi,

Untuk kapal yang dokumennya tidak memenuhi persyaratan, akan diinformasikan kepada Ship Owner/Operator untuk melengkapi. Bila tetap tidak dapat dipenuhi, maka proses Inspeksi fisik tidak akan dilaksanakan, kapal ditolak dan pihak Owner kapal tidak dikenakan biaya apapun.

 

2. INSPEKSI


Kegiatan Inspeksi / pemeriksaan fisik ke kapal dilakukan untuk verifikasi hasil screening, dengan berdasarkan pada VIQ OCIMF yang disesuaikan untuk kebutuhan PERTAMINA.


2.1 Persyaratan Inspeksi dan Pelaksanaan Inspeksi

a) Kapal telah lulus proses screening dan Ship Owner/Operator telah membayar biaya Inspeksi (untuk kapal charter)

b) Konfirmasi pelakasanaan Inspeksi harus diterima minimum 14 hari sebelum tanggal pemeriksaan (untuk kapal charter).

c) Pelaksanaan Inspeksi di Port Limit (area pelabuhan dan terminal) dalam kondisi yang aman

d) Inspeksi siang hari (sekitar 6-8 jam)

e) Tidak ada Inspeksi diatas Dockyard

f) Kegiatan Inspeksi kapal menggunakan standard formulir yang digunakan PERTAMINA dan dilaksanakan oleh      Inspektor dibawah koordinasi SMR Manager.

 

2.2 Hasil Inspeksi dan Rektifikasi (Close out)

Ship Owner/Operator akan diberikan daftar hasil observasi (Copy list of observation) dalam 1x24 jam setelah inspeksi dilaksanakan. Bila jumlah temuan lebih dari 10% VIQ, maka kapal langsung DITOLAK (REJECTED).

 

Temuan hasil inspeksi dikelompokkan berdasarkan duabelas aspek yang diinspeksi (3.2). prosentase temuan terhadap VIQ dalam dua belas aspek, menjadi salah satu dasar penentuan hasil vetting dalam tahapan evaluasi.

 

Semua temuan wajib ditindak lanjuti (Close Out) dan dilaporkan dengan disertakan bukti rektifikasi atau minimal ditanggapi (reponse) oleh Ship Owner/Operator kapal kepada inspekor, selambat–lambatnya 14 hari setelah laporan inspeksi diberikan, melalui operator response yang di upload pada database vetting PERTAMINA. Untuk kapal-kapal yang diinspeksi dengan full SIRE, operator response juga di-upload di OCIMF Website.

 

Temuan yang tidak ditanggapi (response) atau ketidakjelasan tanggapan dalam batas waktu yang ditentukan, maka kapal DITOLAK (REJECTED).

 

Apabila terdapat salah satu dari Critical Safety Criteria yang tidak dipenuhi, dan tidak ditindaklanjuti dalam jangka waktu yang ditentukan maka kapal tersebut DITOLAK (REJECTED).


3.  EVALUASI

Adalah proses tahap akhir untuk menentukan bahwa kapal tersebut Acceptable (diterima) atau Unacceptable (tidak diterima). Tim panel yang terdiri dari minimal SMR Manager atau Assistant Manager Vessel Vetting Inspection dan 1 (satu) orang inspektor akan melakukan evaluasi berdasarkan hasil inspeksi dan informasi terkait lainnya, untuk menentukan status kapal yang diperiksa.

Evaluasi dilakukan dengan menilai jumlah dan kualitas respon / close out temuan atas aspek yang diinspeksi, kondisi fisik kapal berdasarkan hasil inspeksi dan bila diperlukan, digunakan risk assessment untuk menilai besar resiko.

Paramater status hasil evaluasi adalah sebagai berikut :


3.1.2 DITERIMA (ACCEPTABLE) 

        1. Jika kapal telah memenuhi persyaratan yang meliputi keseluruhan Aspek di dalam check list Vetting.
        2. Close out / response atas temuan dinyatakan satisfactory.
        3. Hasil risk assessment menyatakan kapal berstatus medium/low risk (bila dilakukan risk assessment dalam evaluasi).
        4. Hasil evaluasi/pertimbangan fisik dan manajemen kapal oleh vetter berdasarkan pada kondisi dilapangan menyatakan bahwa kapal tersebut dapat diterima (ACCEPTABLE).


3.1.3 TIDAK DITERIMA (UNACCEPTABLE)

        1. Jika kapal tidak memenuhi persyaratan yang di dalam check list Vetting.
        2. Close out / response atas temuan dinyatakan unsatisfactory.
        3. Hasil risk assessment menyatakan kapal berstatus high risk (bila dilakukan risk assessment dalam evaluasi).
        4. Hasil evaluasi/pertimbangan fisik dan manajemen kapal oleh vetter berdasarkan pada kondisi dilapangan menyatakan bahwa kapal tersebut tidak dapat diterima (UNACCEPTABLE).


4. PSA DAN VALIDASI

Kapal yang mendapatkan hasil ACCEPTABLE akan diberikan PSA sesuai ketentuan masa berlaku, sedangkan kapal yang mendapatkan hasil UNACCEPTABLE tidak direkomendasikan untuk digunakan di PERTAMINA.


Validasi PSA dapat mencapai maksimal selama 12 bulan untuk umur kapal yang usianya dibawah 5 tahun, sesuai dengan masa berlaku sertifikat, sedangkan validasi PSA 6 bulan, untuk umur kapal di atas 5 tahun. PSA harus valid selama masa sewa kapal.

 

Press Release

 

Beta Version | Development in Progress

This website is best viewed with browser Mozilla Firefox 5.0 or higher

Copyright © 2012 PT Pertamina. All rights reserved.